Admissão de funcionário: passo a passo e documentos

Contratar o primeiro funcionário (ou mais um para a equipe) é sinal de que o negócio está crescendo. Mas, entre a decisão de contratar e o primeiro dia de trabalho, existe uma sequência de passos que precisa ser cumprida na ordem certa. Pular etapas ou fazer fora do prazo pode gerar multa e insegurança jurídica. A boa notícia é que, entendendo o passo a passo, tudo fica mais simples. Veja como admitir um funcionário sem tropeços.

Reúna os documentos

Tudo começa com a documentação. Antes de registrar, peça ao novo funcionário:

• CPF e documento de identidade (RG ou CNH).
• Número do PIS/NIS, quando já tiver.
• CTPS digital (basta o CPF, já que a carteira física foi substituída).
• Comprovante de residência atualizado.
• Título de eleitor, certidão de nascimento ou casamento e dados dos dependentes, quando houver.
• Foto e conta bancária para pagamento.

Ter tudo em mãos antes evita atrasos no registro e no primeiro pagamento.

Exame admissional

Antes de o funcionário começar, é obrigatório o exame médico admissional. Ele atesta que a pessoa está apta para a função e faz parte das normas de saúde e segurança do trabalho. Sem esse exame, a empresa não pode iniciar as atividades do contratado.

O exame gera um documento chamado ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), que deve ser guardado. Ele protege tanto o trabalhador quanto a empresa em caso de problemas de saúde futuros.

Registro e CTPS digital

Com os documentos e o exame em mãos, é hora do registro. A carteira de trabalho hoje é totalmente digital: o funcionário não entrega mais o documento físico. O registro é feito de forma eletrônica e as informações aparecem no aplicativo da Carteira de Trabalho Digital.

Nesse momento, definem-se dados essenciais do contrato: cargo, salário, jornada, data de admissão e forma de pagamento. É importante que tudo esteja exatamente como combinado, porque essas informações seguem para os órgãos oficiais.

Envio ao eSocial

O passo que muita gente esquece é o mais sensível: o evento de admissão no eSocial precisa ser enviado antes do primeiro dia de trabalho. Registrar depois já é considerado atraso e pode gerar multa.

Exemplo prático: você combinou que o funcionário começa na segunda-feira. O envio ao eSocial tem que estar concluído até o fim de sexta ou, no máximo, antes de ele iniciar as atividades na segunda. Contratar primeiro e "resolver a papelada depois" é justamente o erro que expõe a empresa.

Contrato e período de experiência

Formalizar o contrato por escrito dá clareza para os dois lados. É comum começar com um contrato de experiência, que pode ter até 90 dias, geralmente dividido em dois períodos (por exemplo, 45 + 45 dias). Ele serve para empresa e funcionário avaliarem se a parceria faz sentido.

No contrato ficam registrados salário, função, jornada, benefícios (como vale-transporte e vale-refeição, quando houver) e demais condições combinadas.

Primeiro salário e o papel do contador

O primeiro pagamento normalmente é proporcional aos dias trabalhados no mês de admissão. Se o funcionário entrou no dia 16 e o salário é de R$ 2.200, ele recebe cerca de metade, aproximadamente R$ 1.100, referente à segunda quinzena, mais os descontos e adicionais que se aplicarem. Para ter uma noção do valor que cai na conta depois dos descontos, você pode usar a calculadora de salário líquido.

Aqui entra o contador. É ele quem organiza os documentos, envia o eSocial no prazo, calcula encargos, monta o contrato e cuida da folha mês a mês. Isso libera o empresário para focar no negócio, com a certeza de que a contratação está regular. Se você ainda está estruturando a empresa, vale conferir o guia sobre como abrir empresa e CNPJ.

Admitir bem é o primeiro passo de uma relação de trabalho tranquila. A Nauta cuida de cada etapa da contratação, do exame ao eSocial. Fale com um especialista e conheça o serviço de folha de pagamento, feito para você contratar com segurança e sem atrasos.

Conteúdo informativo; consulte a Nauta para o seu caso.